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会计核算中心会计电算化管理制度
信息来源:  作者:匿名 日期:2010/3/18 23:21:58 点击数:5613 [字体: ] [打印] [收藏]

会计核算中心会计电算化管理制度
 

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     一、电算化操作管理制度
    (一)计算机系统使用管理
    1.电算维护组按照会计核算软件的要求,设置系统运行环境,做好会计软件运行前的系统测试,并制定系统维护细则。
  2.系统运行环境及操作环境参数设定后,根据工作需要如需改动,电算维护组提出书面申请,经“中心”分管主任批准后,方可实施改动。实施时不得单人操作。
  3.用于会计核算的计算机属专机专用,非指定人员不得使用,不得将专机作其它用途。
  4.需要安装工具软件时,应履行规定审批手续,由电算维护组实施。
  5.任何人员不得直接打开数据库文件随意增、删、改数据。电算维护组进行系统维护操作时,要履行必要的审批手续,同时作详尽记录。电算维护员不得对实际会计数据进行操作。
  6.电算维护组要加强日常检查监督,定期对计算机系统进行检查维护。如发现不规范操作要及时予以纠正,并制定出有效措施,以防止同类事故重复发生。
  7.服务器工作室禁止无关人员出入。建立服务器操作登记薄,记录操作人、操作内容、操作时间及监督人等内容。
  (二)上机操作规程
  1.总会计师负责网络权限的分配;会计主管负责本柜组会计人员的岗位设定及账套操作权限分配(包括人员及分工变动时的重新)。
  2.软件操作人员必须以真实姓名登记,并严格按所分配权限进行操作,任何人不得越权或以他人名字进行操作。
  
  3.软件操作人员要对所分配权限设置操作密码,以妥当方式保存,注意严格保密。密码每个月(或泄露时)变更一次。专人专机由机主自设开机密码,按机设立故障登记簿。
  4.操作过程中如发生故障,应及时通知电算维护组进行处理。
  5.操作人员离机时,,应按程序要求安全退出会计软件,以防他人越权操作。
  6.操作人员必须严格按规定步骤开、关计算机和进、出软件系统。
  (三)会计业务处理程序管理
  1.要严格按照财政部《会计基础工作规范》的要求,进行账务处理。
  2.“中心”总会计负责组织“中心”账务系统初始化工作。包括设置会计科目、凭证类型、账簿格式、报表种类及格式,设定报表公式等。柜组会计主管负责设置本柜组各账套明细科目,组织本柜组输入初始数据,科学设置自动转账分录。确因工作需要改动原有设置,应履行规定审批手续后方可实施。
  3.凭证录入。凭证应由系统自动生成连续号,不允许重号、断号。录入会计根据审查合格的原始凭证按会计制度有关规定直接录入。具体要求:
  (1)原始凭证须经有关人员按规定权限严格审核,必须合法、合规,且经相关人员审核、签字,方可录入。
  (2)摘要内容要求完整、简明、扼要、表述准确,必要时可建立标准摘要库。
  (3)科目使用正确(有明细科目的需至一级)。
  (4)借贷金额相等,且与原始凭证金额相符。
  (5)年终结账前,由会计主管负责自动转账凭证的操作。
  4.审核、记账。机内凭证直接审核,具体要求:
  (1)由审核记账会计依据原始凭证,对机内的记账凭证进行复核确认无误后,方可签章。及时打印输出,与原始凭证保存一处(打印凭证须有录入会计和审核记账会计的签章方为有效,现金支票须有报账员的签字)。月末分类装订成册,打印凭证汇总表,统一保管。
  (2)一张凭证的录入与审核不得同为一人。审核记账会计不得兼任出纳工作。
  (3)当日录入的凭证,必须当日审核、当日记账。
  (4)对有错误的录入凭证,应分不同情况进行处理:若在审核签章前发现,由审核记账会计交原录入会计进行更正;若在审核后、记账前发现的,由审核记账会计取消签章后再交原录入会计进行更正;若在记账后发现的,要求录入会计以红字冲销,再作正确凭证。严禁打开数据库直接修改账目。
  (5)结账。月末确认所有凭证都已记账(年终包括自动转账凭证)后进行结账。结账前对当月各类账务数据作好备份。
  (6)银行存款日记账要日清月结,每天打印账页(或满页打印)。月底按顺序装订成册。年末按月顺序装订。
  (7)“银行余额调节表”每月编制并打印。
  (8)总账或科目汇总表每月打印一次,按规定审核后有关人员签章。
  (9)年末,将全部明细账簿打印输出,分类装订成册。按《会计基础工作规范化》的要求,封面、扉页规范,填写、签章齐全。同时做好年度磁性介质数据备份。
  5.会计报表。按照国家统一会计制度和相关要求,根据管理需要,在系统初始化时设定会计报表的种类、格式及编制公式。
  (1)对于设定好的报表公式进行修改的权限,只限于总会计。其他人不得越权修改报表公式。
  (2)按规定打印、装订月度、季度、年度会计报表及内部管理报表。装订时按《会计基础工作规范化》的要求,封面、封底齐全,报表经责任人审核签章、单位负责人签章后方为有效。
  二、电算化系统维护管理制度(一)系统维护管理
  1.电算维护组负责实施系统维护,包括:硬件、软件和数据维护。
  2.建立维护监督机制。系统维护工作严禁单人操作,在确定项目维护员的同时,必须指定维护监督人,以系统的安全。
  3.实行维护记录制度。为积累经验和明确责任,维护人员应对每次维护进行详细记录,内容包括:维护目的、维护措施、时间、维护人和监督人签字等。
  4.项目的维护(如设备更新、扩充、修复和会计软件修改、升级及二次开发等),由电算维护组提出书面报告和实施方案,“中心”研究批准后方予实施。实施前,实施者要制定数据安全的措施,做好相关文件和数据的备份。实施后,电算维护组会同总会计制定调试维护方案进行系统调试,以项目维护效果和系统正常运行。
  (二)硬件维护管理 
  1.会计电算化网络应配备不间断电源。工作场地应配备必要的火警设施、消防器材,严禁烟火。
  2.用于会计电算化的计算机实行专机专用。禁止无关人员使用,严禁用于其它用途(包括办公文字处理)。
  3.操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。在电算维护组的指导下,每周进行设备保养。
  4.电算维护员每周全面检查一次硬件系统,做好检查记录,发现问题及时处理,以系统正常运行。
  5.每月对计算机场地的安全进行检查,包括:电源、消防、报警、,防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和措施,及时消除隐患。
  (三)软件维护管理
  1.任何人员都不得擅自对系统文件进行删除或修改。
  会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容的操作。
  2.电算维护组对软件系统进行全面维护,并作以记录。
  3.定期对系统进行病毒检查。
  4.建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障,如属简单故障,由电算维护组现场解决;现场无法解决的,由发现者进行故障登记,总会计会同电算维护组制定处理方案(方案包括:故障分析、拟采取措施、数据安全防范措施等),经“中心”主任批准后实施。对于本“中心”无法排除的故障,由电算维护组及时联系相关单位解决。
  (四)数据维护管理
  1.对会计数据实行双备份。分为日备份、月备份、年备份。备份由电算维护组指定专人完成。每日下服务前对账务数据进行日备份;每月末完成月备份;会计年度终了结账后完成年备份。月、年备份内容包括账务、报表和其它核算子系统的数据文件。双份备份应异地存放。
  2.备份盘标识清楚,包括注明账套、时间、备份人。年度备份属档案资料,归档后应定期复制(视保存期而定)。
  3.健全必要的防治计算机病毒措施。在网络上安装防治病毒卡,实施开机检测病毒。防病毒软件要及时升级。严禁任何人员自带磁盘、光盘进入网络系统。会计软件操作人员一概不得在客户机上安装、使用任何磁盘、光盘。电算维护实施维护时需使用磁盘或光盘时,必须首先对所用盘进行病毒检测。
  三、电算化会计档案管理制度(一)电算化会计档案的管理要求
  1.电算化会计档案范围。包括:会计年度数据的备份盘;打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表(含公式);同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件;操作人及密码、操作日志等其他会计资料。
  2.书面会计档案资料。应符合财政部《会计基础工作规范》的要求,保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
  3.电算化会计档案磁性资料。电算化会计档案中以磁性介质保存的会计数据资料,其保管期限与《会计档案管理办法》中规定的书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有更改之后的5年。磁性介质资料根据其保质期,定期复制。且应标识清楚,双份归档,分存不同地点。
  (二)归档程序1.打印输出会计资料的归档程序:
  (1)凭证。审核后的记账凭证及时打印,与原始凭证同存。月末按规定装订成册,每本首页为凭证汇总表,封面、封底及签章齐全。年终办理归档手续。
  (2)银行日记账。每日打印(或满页打印),按月编页码装订成册加盖封印。年终将各月的日记账顺序装订成册。办理归档手续。
  (3)总账(月度可以科目汇总表代替)。月末打印。年终分类顺序装订成册。办理归档手续。
  (4)明细分类账。年末打印,分类装订成册。办理归档手续。
  (5)会计报表。按统一会计制度和试点单位管理要求打印输出,经有关人员签章后生效。年末将月报表分类装订成册。办理归档手续。
  (6)账簿、凭证、报表的装订、签章、封面、账簿启用表等严格按《会计基础工作规范》的具体要求执行。
  2.
  磁性介质会计数据档案的归档程序会计年度终了,“中心”电算维护组将年度会计数据备份盘或磁带祥细标注,装盒或装套后移交档案室。
  (三)“中心”档案的管理1.“中心”设立专人管理会计档案。档案管理员不得兼任出纳工作。
  2.档案管理员对年度归档资料要严格进行全面检查,如封面栏目是否填写规范、资料是否完整、签章是否齐全等。对不符合要求的,退回重新整理,合格后再接受存档。
  3.对于归档的会计资料,要按科学方法立卷存放。包括编卷号、作查阅索引目录、按编号顺序入柜等。对于年度归档的会计资料,在会计年度终了后,由中心档案室保管一年,期满之后按规定造清册移交给厅档案室保管。
  4.电算化会计档案管理要采取严格的安全措施。档案室要做到防火、防盗、防水、防鼠,磁性介质资料要做到防磁、防震、防高温,书面打印资料要做到防尘、防潮、防虫、防霉。环境保持通风透光,空间适当(查阅需要)。重要资料实行双备份,一份存档案室,另一份异地存放(至少为不同建筑物)。磁性介质资料应定期复制。
  5.建立严格的档案查(借)阅制度。会计档案主要提供“中心”和试点单位使用,原则上不向外提供。借阅时要经“中心”主管签字批准,并填写借阅登记簿。原始凭证原则上不得借出档案室。借出的会计资料归还时,档案管理员必须认真检查,确认无损后方予注销借阅手续。磁性介质资料,还应进行病毒检查。
  6.加强会计档案的保密工作。“中心”任何人不得伪造、非法涂改变造会计资料,不得故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘和装有会计数据的计算机系统。如有违犯,将给予必要的行政处分,情节严重者,将追究其刑事责任。  
  

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